Droit d'accès au dossier du personnel

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en décembre 2020

Sommaire

Le personnel d'une entreprise dispose au sein de l'entreprise des mêmes droits de protection de ses données à caractère personnel qu'en dehors. Ainsi, les employés dont les données sont collectées bénéficient de droit au sens de la  loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (réécrite par l’ordonnance n° 2018-1125 du 12 décembre 2018 applicable au 1er juin 2019).

Mais comment accéder à vos données ? Explications.

Dossiers du personnel : quels droits ont les salariés ?

Les employés doivent être informés de l'existence du traitement de leur données et ces mêmes personnes ont le droit d'accéder, de modifier ou supprimer ces données. Il est également possible de s'opposer à l'utilisation des ces données pour de la prospection commerciale.

À ce titre, l’employeur doit par exemple informer ses salariés, préalablement à leur embauche, à la mise en place d’un annuaire ou de tout autre traitement de leurs données personnelles.

L'information doit notamment porter sur leurs droits :

  • d’accès ;
  • de rectification ;
  • d’opposition.

Cette information s’effectue par la remise d’un document écrit ou par voie électronique.

Fondement légale du droit d'accès

Le droit d'accès aux données personnel est consacré par l'article 49 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée qui renvoie à l'article 15 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016.

Pour rappel, est une donnée à caractère personnel « toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale » (article 4 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016).

Le nom et le prénom d'un salarié sont donc des données à caractère personnel. À ce titre, le salarié bénéficie d'un droit d'accès à son dossier du personnel.

Procédure d'accès au dossier du personnel

Tout salarié ou ancien salarié justifiant de son identité a le droit d’accéder à son dossier professionnel auprès du service du personnel.

Pour avoir accès au dossier du personnel, l'employé doit simplement en faire la demande, sans justification, auprès :

  • de la direction des ressources humaines ;
  • du correspondant informatique et libertés de l'entreprise.

Sur demande de l'employé, une copie des données doit être remise au demandeur. Seul le coût de la copie pourra être réclamée au demandeur :

  • Si les documents remis sont incompréhensibles car ils comportent des sigles, des codes, des abréviations, alors, ces éléments devront être expliqués à l'employé au moyen d'un lexique.
  • L'accès au dossier peut avoir lieu sur place ou par courrier, toujours avec un justificatif d'identité.
  • L'employeur doit répondre à la demande dans un délai 1 mois (ce délai peut être porté à 3 mois en raison de la complexité de la demande). Tout refus de l'employeur doit être justifié et motivé.

Étendue du droit d'accès au dossier du personnel

L'employé qui en fait la demande peut obtenir la communication de toutes ses données qu'elles soient conservées en format papier ou électronique.

L'étendue du droit d'accès est donc large et l'employé peut alors avoir accès notamment aux données relatives à :

  • son recrutement ;
  • son historique de carrière ;
  • sa rémunération ;
  • l’évaluation de ses compétences professionnelles et son dossier disciplinaire.

En revanche, l'employé ne pourra pas avoir accès aux données prévisionnelles de carrière sauf si ces données sont à la base des décisions de carrière (ex : augmentation de salaire, promotion, affectation, etc.).

En conclusion, l'employé qui en fait la demande doit pouvoir accéder à l’ensemble des données de gestion des ressources humaines qui ont servi à prendre une décision à son égard.

Pour aller plus loin :

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