DSN

À jour en Juin 2018

Écrit par les experts Ooreka
DSN

La déclaration sociale nominative (DSN) a progressivement été mise en place depuis 2013 pour être finalisée au 1er avril 2017. Sa création répond à un objectif de simplification de l'ensemble des déclarations sociales d'une entreprise.

Avant la DSN, les entreprises transmettaient des déclarations nombreuses, à diverses échéances, à divers organismes. La DSN permet une transmission unique à un organisme unique.

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Définition de la DSN

La DSN consiste en une transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données liées à la paie et à la déclaration d'événements. Elle permet aux organismes de protection sociale de calculer les cotisations et contributions dues, certaines impositions, les droits des salariés en matière d'assurance sociale, de prévention, de formation.

Les entreprises, mais également les salariés, les organismes sociaux et les pouvoirs publics y trouvent de nombreux avantages :

  • réduction du nombre de déclarations ;
  • simplification des procédures et des délais ;
  • sécurisation et fiabilisation des déclarations sociales (ce qui diminue les erreurs et les pénalités s'en suivant) ;
  • amélioration de la confidentialité (car moins de mouvements d'informations personnelles) ;
  • meilleur contrôle de la fraude.

Les différentes phases de la DSN

Un tel projet s'est inscrit sur le long terme : la DSN regroupe, de 2013 à 2017, de plus en plus de déclarations. Depuis le 1er avril 2017, elle concerne toutes les entreprises qui emploient du personnel. Le dispositif s'est mis en place sous 3 phases distinctes.

Phase 1

La phase 1 a été créée en 2013 et était utilisable jusqu'à la paie de septembre 2015. La DSN y remplace les déclarations suivantes :

  • attestation de salaires pour le versement d'indemnités journalières ;
  • attestation employeur destinée à pôle emploi ;
  • déclaration et enquête mensuelle de mouvements de mains-d'œuvre ;
  • radiation d'un salarié des contrats groupe (assurances complémentaires et supplémentaires tels que mutuelle ou prévoyance).

Phase 2

La phase 2 de la DSN a été mise en place en mars 2015 et était utilisable jusqu'à la paie de décembre 2016. Durant cette période, la DSN remplaçait également :

  • la déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS) pour l'URSSAF ;
  • le bordereau récapitulatif des cotisations et contributions sociales (BRC) ;
  • le tableau récapitulatif (TR) utilisé pour la régularisation des cotisations sociales de l'année civile ;
  • le relevé mensuel de missions (pour les entreprises de travail temporaire).

Phase 3

La phase 3 de la DSN s'est ouverte à toutes les entreprises en septembre 2016. La DSN est ensuite devenue obligatoire, depuis le 1er janvier 2017, pour toutes les entreprises (phase de généralisation de la DSN), exception faite des employeurs du régime agricole qui ont versé, au titre de l'année 2014, des cotisations sociales inférieures à 3 000 €, et pour lesquels la transmission via la DSN est devenue obligatoire au 1er avril 2017 (phase de finalisation de la DSN).

De nouvelles fonctionnalités et de nouveaux organismes de protection sociale se sont ajoutés :

  • autres DUCS (retraites complémentaires, prévoyance) ;
  • déclaration de cotisations MSA ;
  • déclarations trimestrielles et annuelles des employeurs de VRP multicartes (CCVRP) ;
  • DADSU (déclaration automatisée des données sociales unifiées) ;
  • recouvrement des régimes spéciaux (CI-BTP, CPRP SNCF, IEG (CNIEG/CAMIEG), IRCANTEC, CRPCEN (recouvrement et procédure IJ), CRPNPAC, etc.) ;
  • alimentation du CPF (compte personnel de formation) et du compte pénibilité ;
  • à compter de janvier 2019, le prélèvement la source.

Bon à savoir : les entreprises réalisant plus de 152 000 € de chiffre d'affaires ont l'obligation de remplir la déclaration 1330-CVAE. Avant 2018, ces mêmes entreprises devaient renseigner, en parallèle, le bloc « Affectation fiscale - S21.G00.42 » de la DSN. Cette obligation est supprimée en 2018, seule la déclaration 1330-CVAE doit être déposée (dsn-info, fiche 1885 du 22 février 2018).

À noter : depuis le 31 janvier 2018, la DADS est définitivement supprimée au profit de la DSN, plus aucune entreprise n'est donc contrainte de la produire. 

Attention, la DSN ne concerne cependant pas :

  • les employeurs de la fonction publique ;
  • les particuliers employeurs ;
  • les indépendants et auto-entrepreneurs ;
  • les entreprises des collectivités d'Outre-mer, de Mayotte, de Polynésie Française, de Monaco.

DSN : démarches à accomplir

La DSN est la dernière étape du traitement de la paie et s'effectue grâce à un logiciel de paie compatible. Tous les mois, à l'issue de la paie, l'employeur transmet les données sociales nominatives des salariés, en un point unique et notamment :

  • le lieu d'activité ;
  • la rémunération, les cotisations et contributions sociales ;
  • la durée de travail ;
  • les dates de début et fin de contrat, de suspension ou de reprise.

L'employeur peut également signaler des événements de manière ponctuelle : arrêt de travail, reprise anticipée du travail, rupture du contrat de travail, etc.

Bon à savoir : si des données envoyées sont erronées, il est possible de les rectifier au moyen d'une DSN « annule et remplace » ou dans la DSN du mois suivant. Attention également, les formalités non intégrées à la DSN doivent être effectuées de manière indépendante.

DSN : délais de déclaration

Date de déclaration

La DSN est transmise mensuellement, le 5 ou le 15 du mois suivant celui auquel elle se rapporte (avant midi). Les signalements d'événements doivent être adressés dans un délai de 5 jours à compter de leur connaissance par l'employeur et de leur répercussion en paie. Les échéances et moyens de paiement ne sont pas modifiés par la DSN.

La DSN relative à la paie d'un mois M est obligatoirement transmise :

  • le 5 du mois suivant (M + 1) pour les employeurs dont l'effectif est d'au moins 50 salariés et dont la paie est effectuée au cours du même mois que la période de travail ;
  • le 15 du mois suivant (M + 1) pour les autres employeurs (employeurs de 50 salariés et plus en décalage de paye, employeurs de moins de 50 salariés).

À noter : si le délai imparti pour effectuer la DSN expire un jour férié ou non ouvré, il est prorogé jusqu'au jour ouvrable suivant.

Depuis juin 2017, la DSN « annule et remplace » ne peut plus être déposée le jour même de l'échéance, mais au plus tard la veille de l'échéance à minuit.

À​ noter : les employeurs soumis à l'obligation de déclarer les expositions de leurs salariés à des facteurs de risques doivent effectuer cette déclaration via la DSN entre le 1er et le 31 janvier de l'année N + 1. Par exemple, les expositions de l'année 2018 devront être déclarées entre le 1er et le 31 janvier 2019. 

Date de paiement des cotisations

Les dates limite de paiement des cotisations ont été modifiées avec la généralisation de la DSN. Ces dates d'exigibilité sont liées à l'effectif de l'entreprise concernée. Elles suivent dorénavant, la période d'emploi au titre de laquelle les rémunérations sont dues.

Les cotisations doivent être payées au cours du mois suivant la période d'emploi rémunérée :

  • au plus tard le 5 de ce mois pour les employeurs d'au moins 50 salariés et dont la paie est effectuée au cours du même mois que la période de travail ;
  • au plus tard le 15 de ce mois dans les autres cas.

Bon à savoir : depuis le 1er janvier 2018, les entreprises de moins de 9 salariés doivent payer leurs cotisations mensuellement.

Calcul des effectifs pour déterminer la date de déclaration et de paiement

Règles de calcul

L'effectif de l'entreprise est calculé au 31 décembre selon de nouvelles modalités depuis le 1er janvier 2018 (décret n° 2017-858 du 9 mai 2017).

L'effectif salarié annuel de l'employeur est calculé au niveau de l'entreprise, tous établissements confondus, et de manière égale à la moyenne des effectifs déterminés chaque mois au titre de l'année civile précédente (année N - 1).

Pour calculer cette moyenne, les mois au cours desquels aucun salarié n'a été employé ne sont pas pris en compte.  L'effectif salarié annuel de l'employeur est arrondi, s'il y a lieu, au centième (2 chiffres après la virgule).

Salariés pris en compte

Doivent être pris en compte pour le calcul de l'effectif annuel :

  • les salariés titulaires d'un contrat de travail ;
  • les salariés du secteur public relevant du régime d'assurance chômage (agents fonctionnaires et non fonctionnaires de l'État et de ses établissements publics, salariés non statutaires des chambres de métiers, etc.) ;
  • les dirigeants d'entreprise suivants :

Bon à savoir : les salariés à temps plein sont pris en compte intégralement dans l'effectif du mois alors que les salariés à temps partiel sont retenus au prorata de leur temps de travail (temps effectif de travail divisé par la durée légale de travail).

DSN et prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu

Le prélèvement à la source (PAS) entre en vigueur à partir du 1er janvier 2019. À compter de cette date, 98 % des revenus sont concernés et doivent donner lieu à prélèvement. Les montants prélevés (par le collecteur) doivent être reversés à l'administration fiscale.

1ère date de déclaration DSN

Des précisions sont apportées quant à la date à laquelle les DSN devront intégrer les données du PAS et sous quelle norme devront être déposées ces déclarations :

  • pour les entreprises qui ne pratiquent pas le décalage de paie, les informations liées au prélèvement à la source doivent être déclarées à partir de la DSN de janvier 2019, qui doit être déposée au plus tard en février 2019 (échéances des 5 et 15 février 2019) en norme 2019.1 ;
  • pour les entreprises qui pratiquent le décalage de paie, les informations liées au PAS doivent être déclarées à partir de la DSN de décembre 2018, déposée en janvier 2019, en norme 2018.1.

Bon à savoir : il y a décalage de paie lorsque les rémunérations au titre du mois M sont versées aux salariés en début de mois M + 1.

Informations à remplir dans la DSN

Dans la DSN, les données de PAS suivantes doivent impérativement être renseignées :

  • le montant total de prélèvement à la source versé à la DGFiP (bloc « Versement organisme de protection sociale - S21.G00.20 », dans la rubrique « Montant du versement - S21.G00.20.005 » ;
  • la rémunération nette fiscale (bloc « Versement individu - S21.G00.50 », rubrique S21.G00.50.002), le taux de prélèvement à la source (S21.G00.50.006), le type de taux de prélèvement à la source (S21.G00.50.007), l'identifiant du taux de prélèvement à la source (S21.G00.50.008), le montant de prélèvement à la source de l'individu (rubrique « Montant de prélèvement à la source - S21.G00.50.009 »).

DSN : pénalités en cas de manquement aux obligations déclaratives

Nature du manquement Sanctions applicables
Non-respect du vecteur DSN

0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale (PMSS) par salarié :

a) pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 24 septembre 2014 fixant les seuils de l'obligation anticipée d'effectuer la DSN :

  • montant plafonné à 10 000 € si l'entreprise emploie au moins 2 000 salariés ;
  • montant plafonné à 750 € par entreprise si l'entreprise emploie un nombre inférieur à 2 000 salariés ;

b) pour les entreprises relevant du champ de la DSN en application du décret du 18 mai 2016 fixant les dates limites pour la transmission obligatoire de la déclaration sociale nominative :

  • montant plafonné à 750 € par entreprise et par mois.
Défaut de production dans les délais

1,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié et par mois ou fraction de mois de retard.
Montant plafonné à 150 % PMSS par entreprise si défaut de production inférieur ou égal à 5 jours. Plafonnement une fois par année civile maximum.

La pénalité est calculée en fonction de l'effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration produite par l'employeur.
Omission
a) de salariés ou assimilés

1,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié et par mois ou fraction de mois de retard.
Montant plafonné à 150 % PMSS par entreprise si défaut de production inférieur ou égal à 5 jours. Plafonnement une fois par année civile maximum.

La pénalité est calculée en fonction de l'effectif connu ou transmis lors de la dernière déclaration produite par l'employeur.
b) autres cas

0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié ou pour les données d'identification de l'employeur.

Pénalité non applicable en cas de régularisation de l'employeur dans 30 jours suivant la transmission de la déclaration portant les données omises.
Inexactitude
a) des rémunérations déclarées ayant pour effet de minorer le montant des cotisations dues 1 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié ou assimilé.
b) autres cas

0,33 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié ou pour les données d'identification de l'employeur.

Pénalité non applicable en cas de régularisation de l'employeur dans 30 jours suivant la transmission de la déclaration portant les données inexactes.

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