Modèle de lettre :Note d’information aux membres du collège électoral du CHSCT (siège vacant)

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en janvier 2021

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janvier 2021

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À quoi sert ce modèle de courrier ?

IMPORTANT : l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, portant réforme du Code du travail, a opéré une fusion des instances représentatives du personnel (IRP) – à savoir, les délégués du personnel (DP), le comité d'entreprise (CE) et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) – en un comité social et économique (CSE). La mise en place des CSE a débuté le 1er janvier 2018, au fur et à mesure des élections professionnelles dans l'entreprise, et est effective depuis le 1er janvier 2020.

Avant la réforme :

Le remplacement d'un élu du CHSCT pour cause de fin anticipée de mandat et de vacance de siège suivait une procédure analogue à celle d'une élection de désignation « ordinaire », à savoir et conformément aux dispositions de l'article L4613-1 du Code du travail :

  • un scrutin réservé aux seuls élus tant du comité d'entreprise (ou d'établissement) que des délégués du personnel, à l'exclusion, donc, des salariés ou représentants du personnel sans mandat d'élu ;
  • la réunion d'un collège électoral unique puisque les élus sont convoqués par l'employeur pour voter ensemble, le même jour et lors d'une même séance.

En l'absence de règles prévues par une convention, un accord collectif ou encore un protocole d'accord préélectoral (chacun de ces textes impérativement signé par une majorité d'organisations syndicales représentatives dans l'entreprise ou l'association), il revenait au collège électoral précité de déterminer, à lui seul, les modalités, règles et conditions d'organisation et de déroulement du scrutin permettant le remplacement et la désignation du nouveau membre de la délégation du personnel au CHSCT.

Cela signifiait donc que tous les membres du collège électoral devaient :

  • tomber d'accord de façon unanime et non ambiguë sur des modalités, règles et conditions communes et précises d'organisation et de déroulement du scrutin conduisant à la désignation d'un nouveau membre en remplacement ;
  • désigner un secrétaire de séance chargé d'acter par écrit les délibérations du collège et de rédiger un procès-verbal d'élection d'un nouveau membre au sein de la délégation du personnel au CHSCT.

À cet égard, il convient de noter que le mode de scrutin retenu :

  • soit découlait d'une décision prise à l'unanimité (notamment pour utiliser un scrutin majoritaire) ;
  • soit, en l'absence d'accord unanime, prenait impérativement la forme d'un vote sur un seul tour, par liste et avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Notice : Note d’information aux membres du collège électoral du CHSCT (siège vacant)

La note d'information n'étant pas un document obligatoire, l'employeur la rédigeait librement de façon à procurer un guide aux membres du collège électoral.

Malgré cette liberté de contenu, l'employeur devait respecter les règles et principes :

  • du droit électoral ;
  • du droit positif relatif aux modalités de désignation et de remplacement des membres de la délégation du personnel au CHSCT ;
  • formulés, éventuellement, par une convention ou un accord collectif ou encore par un protocole d'accord préélectoral et comportant des dispositions relatives à la désignation ou au remplacement des membres de la délégation du personnel au CHSCT.

Dans la pratique, la note d'information était jointe à la convocation individuelle et personnelle remise à chaque membre du collège électoral par l'employeur afin de le convier à participer à la séance de désignation d'un nouveau membre de la délégation du personnel au CHSCT.

Attention, chaque scrutin de désignation des membres de la délégation du personnel au CHSCT étant autonome, certaines données chiffrées pouvant figurer dans la note d'information étaient susceptibles de changer d'une élection à l'autre (différence entre situation ayant prévalu lors de la mise en place du CHSCT ou de son renouvellement complet et situation en vigueur lors de la date de désignation d'un nouveau membre en remplacement). Cette évolution modifiait de facto les paramètres de l'élection, notamment en cas de variation de l'effectif.

Modèle de lettre

Modalités de désignation d'un nouveau membre de la délégation du personnel au CHSCT de [la société/l'entreprise/l'association] pour cause de remplacement

Élu(e) à remplacer :

  • nom : [Madame/Monsieur] [Nom et prénom] ;

  • position au sein de la classification : [ouvrier / employé / agent de maîtrise / cadre] ;

  • date de vacance du siège : [indiquer].

Données chiffrées de l'élection :

  • effectif total de [l'entreprise/l'association] à la date de l'élection : [indiquer] ;

  • population des seuls agents de maîtrise et cadres au sein de l'effectif total de [l'entreprise/l'association] à la date de l'élection : [indiquer] ;

  • nombre de sièges de membres de la délégation du personnel au CHSCT à pourvoir : [indiquer] ;

  • nombre de sièges réservés à la population des seuls agents de maîtrise et cadres : [indiquer] ;

  • nombre total de délégués du personnel : [indiquer] dont [x] titulaires et [x] suppléants ;

  • nombre total de membres du comité [d'entreprise/d'établissement] : [indiquer] dont [x] titulaires et [x] suppléants ;

  • nombre total de membres du collège électoral de désignation de la délégation du personnel au CHSCT : [indiquer].

Règles applicables au scrutin de désignation d'un nouveau membre de la délégation du personnel au CHSCT pour cause de vacance de siège et remplacement de [Madame/Monsieur] [Nom et prénom]

Le mandat de membre de la délégation du personnel au CHSCT :

  • durée : 2 ans ;

  • renouvelable ultérieurement : oui (sans limitation) ;

  • pour qui : chaque salarié titulaire d'un contrat de travail de [l'entreprise/l'association] sans condition d'ancienneté ;

  • cumulable avec un autre mandat représentatif : oui.

Le vote :

La désignation d'un nouveau membre de la délégation du personnel au CHSCT pour cause de remplacement de [Madame/Monsieur] [Nom et prénom] résulte d'un scrutin se déroulant au sein d'un collège unique réunissant tous les délégués du personnel et membres élus du comité [d'entreprise/d'établissement]. Ce collège se réunit en un même lieu et à une même date pour procéder audit scrutin. Seuls les élus titulaires ou les suppléants appelés à les remplacer ont voix délibérative (droit de vote) au cours de ce scrutin.

Remarque : en cas de cumul des mandats de membre du comité [d'entreprise/d'établissement] et de délégué du personnel :

  • le représentant titulaire doit alors indiquer quelle fonction il entend assumer : membre du comité [d'entreprise /d'établissement] ou délégué du personnel ; le suppléant de la fonction qu'il n'aura pas choisie prendra également part au scrutin ;

  • en cas d'absence du titulaire, les deux suppléants peuvent prendre part au scrutin ;

  • s'il n'existe qu'un seul suppléant pour les deux fonctions distinctes, il ne dispose que d'une voix lors du scrutin.

Le mode de scrutin :

Selon le cas :

  • Il résulte d'un accord unanime de la totalité des élus du collège électoral, de sorte qu'il peut s'agir d'un scrutin majoritaire uninominal à un seul tour ; faute d'accord unanime, il est fait usage et application du scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

  • Il résulte d'un accord unanime de la totalité des élus du collège électoral, de sorte qu'il peut s'agir d'un scrutin majoritaire uninominal à un seul tour. À cet égard, les dispositions de [la convention collective de [indiquer] / l'accord collectif de [indiquer] / le protocole d'accord préélectoral du [indiquer]] recommandent de faire application du mode de scrutin suivant : [indiquer]. Faute d'accord unanime, il est fait usage et application du scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Les conditions du vote :

  • à bulletin secret ;

  • fourniture du matériel de vote par [l'entreprise/l'association] ;

  • éventuellement : [la convention collective de [indiquer] / l'accord collectif de [indiquer] / le protocole d'accord préélectoral du [indiquer]] recommande l'usage du vote par correspondance dans les conditions suivantes : [indiquer] ; de même, [la convention collective de [indiquer] / l'accord collectif de [indiquer] / le protocole d'accord préélectoral du [indiquer]] recommande l'usage du vote électronique dans les conditions suivantes : [indiquer].

Les candidatures :

Selon le cas :

  • Il revient au seul collège de désignation de fixer les règles de présentation et de dépôt des candidatures.

  • Il revient au seul collège de désignation de fixer les règles de présentation et de dépôt des candidatures. Néanmoins, les dispositions de [la convention collective de [indiquer] / l'accord collectif de [indiquer] / le protocole d'accord préélectoral du [indiquer]] recommandent de traiter les candidatures des personnes souhaitant être désignées en tant que membre de la délégation du personnel au CHSCT dans les conditions suivantes : [indiquer].

Participation des élus au vote de désignation :

Selon le cas :

  • Le temps passé à la désignation ne s'impute pas sur le crédit d'heures dont bénéficient les élus titulaires constituant le collège électoral. Ce temps est payé et décompté comme temps de travail effectif pour tous les élus.

  • [La convention collective de [indiquer] / L'accord collectif de [indiquer] / Le protocole d'accord préélectoral du [indiquer]] prévoit les règles suivantes relatives aux conditions de participation des élus au vote de désignation : [indiquer].

Formalisation de l'élection des membres de la délégation du personnel au CHSCT :

L'élection donne lieu à formalisation sous forme de procès-verbal.

Selon le cas :

  • Ce procès-verbal est rédigé en deux exemplaires originaux et est signé par un secrétaire de séance désigné par accord unanime des élus composant le collège électoral. Il est ensuite remis à l'employeur pour transmission à l'inspecteur du travail.

  • Suivant les dispositions de [la convention collective de [indiquer] / l'accord collectif de [indiquer] / le protocole d'accord préélectoral du [indiquer]], le procès-verbal est rédigé en [x] exemplaires originaux et est signé par un secrétaire de séance désigné dans les conditions suivantes : [indiquer].

Éventuellement :

Des règles spécifiques concernant les points suivants [indiquer] sont déterminées par [la convention collective de [indiquer] / l'accord collectif de [indiquer] / le protocole d'accord préélectoral du [indiquer]] dont les extraits sont reproduits ci-après.

Note d'information aux membres du collège électoral du CHSCT (siège vacant) en PDF

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