Modèle de lettre :Convocation à une réunion ordinaire du CSE (ex-CHSCT, CE, DP)

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en mai 2022

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mai 2022

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À quoi sert ce modèle de courrier ?

À noter :

  • L'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, portant réforme du Code du travail, a opéré une fusion des instances représentatives du personnel (IRP) (délégués du personnel (DP), comité d'entreprise (CE) et comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT)) en un comité social et économique (CSE). Les entreprises de plus de 11 salariés avaient l'obligation de mettre en place leur CSE au plus tard le 1er janvier 2020.
  • Les attributions du CSE se veulent être les mêmes que celles des anciennes IRP. Ainsi, concernant le remplacement du CHSCT, une commission santé, sécurité et conditions de travail (articles L. 2315-36 et suivants du Code du travail) est créée au sein du CSE. Cette commission est obligatoire dans les entreprises de plus de 300 salariés, et en dessous de ce seuil dans les établissements à risque ou lorsque l'inspection du travail l'exige.

Le nombre de réunions du CSE est fixé par accord collectif, avec un minimum de 6 par an.

En l'absence d'accord, le CSE se réunit :

  • au moins 1 fois par mois dans les entreprises de moins de 50 salariés (article L. 2315-21 du Code du travail) ;
  • au moins 1 fois tous les 2 mois dans les entreprises de moins de 300 salariés ;
  • au moins 1 fois par mois dans les entreprises de plus de 300 salariés (article L. 2315-28 du Code du travail).

L'article L. 2315-27 du Code du travail prévoit, pour les entreprises d'au moins 50 salariés, que « Au moins quatre réunions du comité social et économique portent annuellement en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail, plus fréquemment en cas de besoin, notamment dans les branches d'activité présentant des risques particuliers ».

Cette périodicité des réunions :

  • correspond à une obligation légale ;
  • est opposable à l'employeur (ou à son représentant dûment mandaté à cet effet, notamment par voie de délégation de pouvoir) qui doit donc prendre lui-même l'initiative de l'organisation et de la tenue de la réunion.

Cette initiative prend, matériellement, la forme de l'envoi d'une convocation à chaque membre du CSE, c'est-à-dire :

  • d'une part, à tous les membres de la délégation du personnel (les élus) ;
  • d'autre part, à tous les membres dits « de droit », soient :
    • le médecin du travail ;
    • l'inspecteur du travail ;
    • le responsable ou l'agent chargé de la sécurité au sein de l'entreprise ou de l'association ;
    • l'agent du service de prévention de la CARSAT ;
    • les représentants syndicaux, dans les établissements d'au moins 300 salariés.

Remarque : des dispositions de convention ou d'accord collectif peuvent prévoir des modalités particulières de réunion (modalités et délais de convocation, destinataires spécifiques de la convocation, etc.) ; l'employeur est alors tenu de les respecter.

Attention, cette obligation de réunion ordinaire est de respect impératif, faute de quoi l'employeur peut être soumis à des sanctions dont certaines sont pénales (délit d'entrave de l'article L. 4742-1 du Code du travail qui prévoit une sanction sous forme d'emprisonnement d'une durée de 1 an et d'amende d'un montant de 3 750 €).

À défaut d'accord entre l'employeur et les élus au CSE, le recours à la visioconférence pour tenir les réunions des comités sociaux et économiques est limité à trois réunions par an. Pour les réunions convoquées à partir du 27 novembre 2020 et jusqu'à la fin de l'état d'urgence sanitaire, l'ordonnance n° 2020-1441 du 25 novembre 2020 a élargi, de manière dérogatoire et temporaire, la possibilité de recourir à la visioconférence. Le texte permet également la tenue des réunions des CSE par téléphone, et par messagerie instantanée.

Notice : Convocation à une réunion ordinaire du CSE (ex-CHSCT, CE, DP)

La convocation des membres du CSE à la réunion ordinaire du comité peut être organisée de la sorte :

  • modalités : convocation écrite notifiée sous forme de courrier envoyé en recommandé avec accusé de réception ou remis en main propre contre décharge (pour raison de preuve et de traçabilité) ;
  • contenu minimum : indication de l'objet de la convocation et du lieu et de la date de la réunion ;
  • délai : envoi opéré 15 jours au moins avant la date de tenue de la réunion.

Remarque : le lieu de la réunion est, normalement, un lieu situé dans les locaux de travail de l'établissement au titre duquel le CSE a été mis en place et fonctionne. La réunion doit être organisée « dans un local approprié ».

Attention, le courrier de convocation à la réunion trimestrielle ordinaire du CHSCT, soit par son contenu, soit par le fait de documents qui lui seraient joints, doit impérativement comporter un certain nombre d'informations et de précisions écrites, dont un ordre du jour. À défaut, l'employeur ou son représentant s'exposent aux sanctions prévues à l'article L4742-1 précité du Code du travail.

Modèle de lettre

[La société/l'entreprise/l'association]

[Adresse]

[Madame/Monsieur] [Nom et prénom]

[Qualité]

[Madame/Monsieur] [Nom et prénom]

[Qualité]

[Adresse]

Fait à [Ville], le [date]

Objet : convocation à la réunion ordinaire du CSE de [la société/l'entreprise/l'association]

[Lettre recommandée AR et mail / Remise en main propre contre décharge et mail]

[Madame/Monsieur],

En application des dispositions du Code du travail et de [la convention collective / l'accord collectif] de [indication de la convention ou de l'accord collectif concerné], notre [société/entreprise/association] est amenée à organiser la réunion ordinaire de son CSE.

En votre qualité [d'élu(e) du CSE / de médecin du travail / d'inspecteur du travail / de responsable ou d'agent chargé de la sécurité au sein de l'entreprise ou de l'association / d'agent du service de prévention de la CARSAT / de représentant syndical du syndicat [indiquer]], je vous prie de bien vouloir assister à cette réunion ordinaire de l'instance qui se tiendra :

  • le [date] ;

  • à [lieu/adresse] ;

  • de [x] heures à [x] heures.

Selon le cas :

  • Est joint à cette convocation à la réunion ordinaire du CSE, un ordre du jour de celle-ci.

  • Sont joints à cette convocation à la réunion ordinaire du CSE, un ordre du jour de celle-ci ainsi que les documents suivants : [indiquer].

Veuillez recevoir, [Madame/Monsieur], l'assurance de mes sentiments les meilleurs.

[Signature]

Convocation à une réunion ordinaire du CSE (ex-CHSCT, CE, DP) en PDF

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