À quoi sert ce modèle de courrier ?
À noter :
- L'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, portant réforme du Code du travail, a opéré une fusion des instances représentatives du personnel (IRP) (délégués du personnel (DP), comité d'entreprise (CE) et comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT)) en un comité social et économique (CSE). Les entreprises de plus de 11 salariés avaient l'obligation de mettre en place leur CSE au plus tard le 1er janvier 2020.
- Les attributions du CSE se veulent être les mêmes que celles des anciennes IRP. Ainsi, concernant le remplacement du CHSCT, une commission santé, sécurité et conditions de travail (articles L. 2315-36 et suivants du Code du travail) est créée au sein du CSE. Cette commission est obligatoire dans les entreprises de plus de 300 salariés, et en dessous de ce seuil dans les établissements à risque ou lorsque l'inspection du travail l'exige.
Le nombre de réunions du CSE est fixé par accord collectif, avec un minimum de 6 par an.
En l'absence d'accord, le CSE se réunit :
- au moins 1 fois par mois dans les entreprises de moins de 50 salariés (article L. 2315-21 du Code du travail) ;
- au moins 1 fois tous les 2 mois dans les entreprises de moins de 300 salariés ;
- au moins 1 fois par mois dans les entreprises de plus de 300 salariés (article L. 2315-28 du Code du travail).
L'article L. 2315-27 du Code du travail prévoit, pour les entreprises d'au moins 50 salariés, que « Au moins quatre réunions du comité social et économique portent annuellement en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail, plus fréquemment en cas de besoin, notamment dans les branches d'activité présentant des risques particuliers ».
Cette périodicité des réunions :
- correspond à une obligation légale ;
- est opposable à l'employeur (ou à son représentant dûment mandaté à cet effet, notamment par voie de délégation de pouvoir) qui doit donc prendre lui-même l'initiative de l'organisation et de la tenue de la réunion.
Cette initiative prend, matériellement, la forme de l'envoi d'une convocation à chaque membre du CSE, c'est-à-dire :
- d'une part, à tous les membres de la délégation du personnel (les élus) ;
- d'autre part, à tous les membres dits « de
droit », soient :
- le médecin du travail ;
- l'inspecteur du travail ;
- le responsable ou l'agent chargé de la sécurité au sein de l'entreprise ou de l'association ;
- l'agent du service de prévention de la CARSAT ;
- les représentants syndicaux, dans les établissements d'au moins 300 salariés.
Remarque : des dispositions de convention ou d'accord collectif peuvent prévoir des modalités particulières de réunion (modalités et délais de convocation, destinataires spécifiques de la convocation, etc.) ; l'employeur est alors tenu de les respecter.
Attention, cette obligation de réunion ordinaire est de respect impératif, faute de quoi l'employeur peut être soumis à des sanctions dont certaines sont pénales (délit d'entrave de l'article L. 4742-1 du Code du travail qui prévoit une sanction sous forme d'emprisonnement d'une durée de 1 an et d'amende d'un montant de 3 750 €).
À défaut d'accord entre l'employeur et les élus au CSE, le recours à la visioconférence pour tenir les réunions des comités sociaux et économiques est limité à trois réunions par an. Pour les réunions convoquées à partir du 27 novembre 2020 et jusqu'à la fin de l'état d'urgence sanitaire, l'ordonnance n° 2020-1441 du 25 novembre 2020 a élargi, de manière dérogatoire et temporaire, la possibilité de recourir à la visioconférence. Le texte permet également la tenue des réunions des CSE par téléphone, et par messagerie instantanée.