Modèle de lettre :Convocation à une réunion de DP avec consultation sur un projet de report de prise de repos compensateur

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MAJ en
avril 2021

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Sommaire

À quoi sert ce modèle de courrier ?

La rémunération des heures supplémentaires accomplies par les salariés comprend des contreparties de deux types :

  • sous forme de majorations de salaire (article L3121-22 du Code du travail) ;
  • sous forme de repos dit « compensateur » (article L3121-11 du Code du travail).

Le repos précité est une « contrepartie obligatoire » dont le salarié ne peut ni être privé ni être empêché de profiter, raisons pour lesquelles le Code du travail, dans ses articles D3121-7 et suivants, a instauré un dispositif destiné à en garantir le bénéfice effectif, avec :

  • demande de prise du repos adressée par le salarié bénéficiaire à l'employeur ;
  • réponse obligatoire de l'employeur faisant part de sa décision au salarié.

Cette réponse obligatoire est :

  • soit positive : acceptation pure et simple de la prise du repos ;
  • soit négative : report après consultation des délégués du personnel sur ce point.

Remarque : cette décision patronale de report doit être motivée et ne peut faire obstacle à la prise effective du repos, laquelle doit intervenir au plus tard dans les 2 mois de la décision.

La consultation des DP quant au report intervient au cours d'une réunion plénière (ordinaire ou non), ce qui amène l'employeur (ou son représentant) à respecter une procédure comprenant :

  • une convocation écrite de chaque DP à la réunion ;
  • une information écrite et détaillée de chaque DP quant :
    • à la tenue de la réunion ;
    • aux motifs légitimant le report (impératifs liés au fonctionnement de l'entreprise).

Attention, cette obligation de convocation et d'information des DP est de respect impératif, faute de quoi l'employeur peut être soumis à sanction pénale (délit d'entrave de l'article L2316-1 du Code du travail : emprisonnement d'un an et amende d'un montant de 3750 €).

Notice : Convocation à une réunion de DP avec consultation sur un projet de report de prise de repos compensateur

La procédure de convocation et d'information des DP obéit à des impératifs de fond et de forme.

En matière de forme, l'employeur (ou son représentant) convoque les délégués du personnel par voie :

  • soit de courrier envoyé en recommandé avec accusé de réception ;
  • soit de courrier remis en main propre contre décharge ;
  • soit de mail avec authentification de la lecture du courriel par le destinataire.

En matière de fond, l'écrit de convocation des DP obéit à une logique de contenu puisqu'il doit :

  • indiquer son objet (tenue d'une réunion plénière) ;
  • indiquer les conditions de cette réunion (date, heure, lieu) ;
  • détailler les tenants et aboutissants (impératifs liés au fonctionnement de l'entreprise) de la décision patronale de report.

Remarque : tous les documents nécessaires à la compréhension de la situation par les délégués du personnel seront transmis par l'employeur (ou son représentant) à ces derniers avec la convocation, convocation dont le contenu en fera mention.

Attention, la convocation des DP en vue de leur consultation doit être préalable à toute décision définitive de l'employeur (ou de son représentant) concernant le report. Elle doit, de plus, s'insérer à l'intérieur du délai de 7 jours prévu par l'article D3121-11 du Code du travail (7 jours entre la réception de la demande de prise formulée par le salarié et la réponse de l'employeur après consultation de ses DP).

Rappel : cette convocation devra impérativement figurer ou être reproduite dans le registre des délégués du personnel afin de démontrer le respect, par l'employeur, de ses obligations légales et conventionnelles.

Modèle de lettre

[La société/l'entreprise/l'association]

[Adresse]

[Madame/Monsieur] [Nom et prénom]

[Qualité]

À [Madame/Monsieur] [Nom et prénom]

[DP titulaire du collège de ... / DP suppléant(e) du collège de ...]

[Adresse]

Fait à [Ville], le [date]

Objet : [convocation à la réunion ordinaire du mois de [indiquer] des DP de [la société/l'entreprise/l'association] / convocation à une réunion de DP exceptionnelle avec consultation sur un projet de report de prise de repos compensateur]

[Lettre recommandée AR / Remise en main propre contre décharge / Mail]

[Madame/Monsieur],

Selon le cas :

  • En application des dispositions du Code du travail et de [la convention collective/l'accord collectif] de [indication de la convention ou de l'accord collectif concerné], notre [société/entreprise/association] est amenée à organiser sa réunion mensuelle ordinaire des délégués du personnel pour le mois de [indiquer].

  • En application des dispositions du Code du travail et de [la convention collective/l'accord collectif] de [indication de la convention ou de l'accord collectif concerné], notre [société/entreprise/association] est amenée à organiser une réunion exceptionnelle de ses délégués du personnel afin de les consulter sur un projet de report de prise de repos compensateur.

En votre qualité de [DP titulaire du collège de ... / DP suppléant(e) du collège de ...], je vous prie de bien vouloir assister à cette réunion qui se tiendra :

  • le [date] ;

  • à [lieu/adresse] ;

  • de [x] heures à [x] heures.

Selon le cas :

  • Je profiterai de cette réunion des DP du mois de [indiquer] pour vous consulter vous ainsi que vos autres collègues délégués du personnel sur un projet de report de prise de repos compensateur.

  • Au cours de la réunion exceptionnelle précitée, je vous informerai et vous consulterai (ainsi que vos autres collègues délégués du personnel) sur un projet de report de prise de repos compensateur.

Projet de report de prise de repos compensateur

Salarié concerné

[Nom, prénom, fonctions, service]

Nombre d'heures de repos capitalisées

[Indiquer]

Nombre d'heures de repos demandées

[Indiquer]

Date de prise de repos initialement prévue par le salarié

[Indiquer]

Date de prise de repos proposée par [la société/l'entreprise/l'association]

[Indiquer]

Motifs du report et de la nouvelle date

[Indiquer et détailler]

Bien entendu, si vous-même et vos collègues délégués du personnel avez, dans le cadre et lors de cette réunion [mensuelle ordinaire du mois de [indiquer] / exceptionnelle], des questions, interrogations, réclamations ou autres à me communiquer ou me poser quant au projet de report de prise de repos compensateur, je vous rappelle que vous devez, pour cela, me transmettre une note écrite les listant et récapitulant, note qui doit m'être remise, au plus tard, deux jours ouvrables avant la tenue de cette réunion, soit au plus tard à la date du [indiquer].

Selon le cas :

  • À titre d'information, sont joints à cette convocation à la réunion des DP du mois de [indiquer] les documents suivants, dont ceux se rapportant explicitement à la consultation sur le projet de report de prise de repos compensateur : [indiquer].

  • À titre d'information en vue de votre consultation sur le projet de report de prise de repos compensateur, sont joints explicitement à la présente convocation les documents suivants : [indiquer].

Veuillez recevoir, [Madame/Monsieur], l'assurance de ma considération distinguée.

[Signature]

Convocation à une réunion de DP avec consultation sur un projet de report de prise de repos compensateur en PDF

Pour transformer votre modèle de lettre « Convocation à une réunion de DP avec consultation sur un projet de report de prise de repos compensateur » en PDF, utilisez le logiciel de traitement de texte gratuit LibreOffice ou OpenOffice, qui permet de faire directement la conversion de word à PDF. Si vous utilisez une version récente de Word, vous pouvez aussi créer un PDF avec la fonction « enregistrer sous ».

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