Modèle de lettre :Courrier CNIL en cas de vote électronique pour l’élection de la DUP

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en octobre 2020

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MAJ en
octobre 2020

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Sommaire

À quoi sert ce modèle de courrier ?

Lorsque l'entreprise ou l'association met en place un système de vote électronique à l'occasion de l'élection des membres de la DUP, qu'elle organise conformément aux dispositions de l'article R2314-5 du Code du travail, ce système :

  • génère la création de fichiers spécifiques au nombre de 2 au minimum (le fichier des électeurs et le fichier de l'urne électronique) ;
  • doit être soumis à expertise indépendante, obligation dictée par l'article R2314-9 du Code du travail, expertise donnant lieu à un rapport écrit.

Suivant les dispositions de l'article R2314-9 précité et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, ces fichiers et ce rapport étaient soumis à la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) par l'entreprise ou l'association mettant en place le système de vote électronique, ce dans les conditions suivantes :

  • soit par voie de formalités déclaratives (formulaires pour déclarer les fichiers précités) ;
  • soit par voie de mise à disposition (notification du rapport précité).

Ces formalités déclaratives étaient préalables. Cela signifie qu'elles doivent avoir été accomplies avant la mise en exploitation et le fonctionnement des fichiers et systèmes. Le non-respect des obligations déclaratives pouvait donner lieu à des poursuites et des sanctions pénales.

ATTENTION : depuis l'entrée en vigueur du règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) le 25 mai 2018, les dispositifs de vote électronique n'ont plus à être déclarés à la CNIL. Le responsable du traitement ou son Délégué à la protection des données (DPO) doivent :

  • Vérifier, selon le projet, s'il est nécessaire d' effectuer une analyse d'impact sur la protection des données (PIA).
  • Inscrire le fichier dans le Registre des activités de traitement tenu par la société.
  • Informer les électeurs des conditions dans lesquelles les données sont traitées.
  • Prévoir des mesures de sécurité adaptées au regard des risques.

L'article R2314-11 du Code du travail n'ayant pas encore été modifié, il revient certainement désormais à l'employeur d'informer les organisations syndicales de l'accomplissement de ces démarches, en joignant le rapport d'expertise de l'article R.2314-9.

À noter : la CNIL a publié une délibération n° 2019-053 en date du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

Notice : Courrier CNIL en cas de vote électronique pour l’élection de la DUP

En raison des modifications législatives présentées plus haut, ce courrier n'a plus lieu d'être.

Pour des raisons pratiques, il était opportun de réaliser les obligations de déclaration et de mise à disposition en même temps et par le même courrier, courrier notifié à la CNIL en recommandé avec accusé de réception pour des raisons de preuve et de traçabilité.

En plus de préciser et d'indiquer à la CNIL le cadre de la déclaration (élection de membres de la DUP, vote électronique, accord collectif conclu sur ce point et éventuel protocole d'accord préélectoral), ce courrier lui notifiait des documents joints, soient :

  • les formulaires déclaratifs (remplis et complétés) relatifs aux fichiers et à leurs données ;
  • le rapport de l'expert indépendant.

Modèle de lettre

[La société/l'entreprise/l'association]

[Adresse]

[Madame/Monsieur] [Nom et prénom]

[Qualité/fonctions]

CNIL

3 Place de Fontenoy

TSA 80715

75334 PARIS CEDEX 07

Copie aux organisations syndicales suivantes : [indiquer les noms et/ou sigles]

Fait à [Ville], le [date]

Objet : déclarations de fichiers et de système de vote électronique en vue de l'organisation d'une élection de membres de la DUP dans notre [société/entreprise/association]

Lettre recommandée AR

[Madame/Monsieur],

Notre [société/entreprise/association] va, très prochainement soit le [date], organiser une élection de membres de la DUP donnant lieu à la mise en place et à l'utilisation d'un système de vote électronique.

À cet effet, notre [société/entreprise/association] a conclu, avec les organisations syndicales représentatives, un accord collectif en date du [indiquer la date] ainsi qu'un protocole d'accord préélectoral en date du [indiquer la date], dont des copies sont jointes à la présente.

Conformément aux dispositions légales et à vos recommandations, je vous informe de ce que ce système :

  • est mis en place par le prestataire suivant : [indiquer nom et adresse] ;

  • a donné lieu à expertise indépendante réalisée par l'expert suivant : [indiquer nom et adresse] (copie de son rapport jointe à la présente).

Par conséquent, je vous prie de trouver ci-joint :

  • un formulaire rempli relatif à la déclaration d'existence, d'utilisation et de transfert sur le territoire français d'un fichier électoral (liste informatisée d'électeurs et éligibles) ;

  • un formulaire rempli relatif à la déclaration de mise en place et d'utilisation d'un système de vote électronique.

Je vous souhaite bonne réception du tout et me tiens à votre disposition pour tout complément d'information.

Veuillez recevoir, [Madame/Monsieur], l'assurance de ma considération.

[Signature]

Pièces jointes :

  • deux formulaires déclaratifs n° [indiquer] et n° [indiquer] ;

  • accord collectif du [indiquer la date] ;

  • protocole d'accord préélectoral du [indiquer la date] ;

  • rapport d'expertise du [indiquer la date] réalisé par [indiquer le nom].

Courrier CNIL en cas de vote électronique pour l'élection de la DUP en PDF

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