Modèle de lettre :Réponse de l’employeur à une demande de congé de formation économique par un élu titulaire du CSE

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en mai 2022

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mai 2022

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À quoi sert ce modèle de courrier ?

Important : l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 portant réforme du Code du travail a opéré une fusion des instances représentatives du personnel (IRP) - les délégués du personnel (DP), le comité d'entreprise (CE) et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) - en un comité social et économique (CSE). La mise en place des CSE se fera à compter du 1er janvier 2018, progressivement, au fur et à mesure des élections professionnelles dans l'entreprise. Elle sera réalisée au plus tard le 1er janvier 2020.

L'ancien article L2325-44 du Code du travail ouvrait le bénéfice aux élus titulaires du CE de la DUP, d’une formation économique.

Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, les membres du CSE élus pour la première fois bénéficient également de cette formation économique en application de l'article L. 2315-63 du Code du travail. Cette formation peut notamment porter sur les conséquences environnementales de l'activité des entreprises.

Cette formation est dispensée lors d’un stage dont la participation donne lieu à congé – donc à absence du travail – faisant suite à une autorisation sollicitée auprès de l’employeur.

L’employeur recevant ce type de demande :

  • peut, ou y faire droit, ou ne pas y donner de suite favorable ;
  • doit lui apporter réponse dans les huit jours de sa réception.

Au-delà de huit jours, l’autorisation d’absence est réputée avoir été donnée, l’inaction et/ou le silence de l’employeur étant assimilés à un accord.

Seuls les élus titulaires (sauf accord collectif ou usage d'entreprise ouvrant le bénéfice aux suppléants) sont bénéficiaires du congé de formation économique.

Ce congé de formation est pris sur le temps de travail, décompté et rémunéré comme tel. Il n'est ni imputable ni déductible des heures de délégations. Il est en revanche imputable sur la durée totale du congé de formation économique, sociale et syndicale de l’article L. 2145-5 du Code du travail. Le financement est pris en charge par le CSE avec imputation sur la subvention de fonctionnement.

L'employeur dispose de plusieurs possibilités de réponses à la demande de congé :

  • soit accord ;
  • soit refus pur et simple motivé par le fait que l’absence de l’élu (salarié) aura des conséquences préjudiciables pour la production et la bonne marche de l’entreprise ou l’association ;
  • soit report du départ en congé pour :
    • raison d’atteinte du quota annuel d’absences pour congé de ce type dans l’entreprise ou l’association ;
    • éviter une simultanéité d’absences dans les entreprises et association dont l’effectif ne dépasse pas certains plafonds.

Le refus apporté par l’employeur à une demande d’autorisation d’absence pour départ en congé de formation peut donner lieu, de la part de l’élu à qui le refus est opposé, à action judiciaire (saisine du Conseil de Prud’hommes aux fins qu’il statue en référé - urgence).

Notice : Réponse de l’employeur à une demande de congé de formation économique par un élu titulaire du CSE

La réponse apportée, par l’employeur, à la demande d’autorisation d’absence pour cause de départ projeté en formation économique doit donner lieu à rédaction d’un courrier notifié en recommandé avec accusé de réception, au plus tard huit jours après la réception de la demande d’autorisation notifiée par l’élu. La notification par voie de recommandé importe surtout dans les cas de refus ou de décision de report visant à faire différer le départ en congé.

L'exigence de motivation de la réponse est nécessaire :

  • en cas de contestation prud’homale ultérieure ;
  • afin d'obtenir un avis conforme du CSE.

En cas de refus de la demande de congé, l'employeur doit évoquer et démontrer les effets néfastes de l’absence de l’élu sur la production et la bonne marche/le bon fonctionnement de l’entreprise ou de l’association.

En cas de report de la demande de congé, l'employeur est tenu de rappeler la cause dudit report, de démontrer, de manière chiffrée, soit l'atteinte du quota annuel d’absences, soit de la simultanéité d’absences.

Le refus et/ou report soumis préalablement à un avis conforme (une autorisation) du CSE s'il a été institué dans l'entreprise. Le courrier de l’employeur ne peut être envoyé que postérieurement à la date de déroulement de la séance plénière du CSE.

L’employeur qui notifie un refus au départ en congé de formation économique sans consultation préalable du CSE et/ou obtention d’un avis conforme s’expose à paiement d’une amende de 450 €, sans que ceci n’exclut une action prud’homale (référé pour obtenir l’annulation de la décision patronale) de la part de l’élu concerné par le refus.

Même en cas d’acceptation du congé, l’employeur doit, dans son courrier, songer à insérer au moins une mention, celle visant à obtenir de l’élu la transmission d’une attestation de présence et participation au stage de formation dans la mesure où le temps passé en formation est décompté et payé comme temps de travail effectif par ledit employeur.

Modèle de lettre

[Dénomination sociale de l'entreprise/l'association]

[Adresse]

[Madame/Monsieur] [Nom & prénom]

[Qualité]


Le [date]



À [Madame/Monsieur] [Nom & prénom], élu(e) titulaire du CSE

Objet : votre courrier en date du [date] / demande de congé formation économique

Lettre recommandée AR



[Madame/Monsieur],

Je vous accuse réception du courrier cité en référence dont le contenu a retenu toute mon attention.



En cas d'accord de l'employeur :

Je vous informe de ma décision de faire droit à votre demande et ce conformément aux date de départ et durée de congé indiquées dans votre courrier ainsi qu'aux conditions de déroulement de ce congé.

À cet égard, je crois utile de vous rappeler le fait que votre rémunération habituelle sera maintenue durant ce stage.

Par conséquent et pour permettre ce maintien, vous voudrez bien me remettre, à votre retour de formation, une attestation de présence au stage et de suivi de toute la formation établie par l'organisme dispensateur de la formation.



En cas de refus de l'employeur pour raison de présentation de la demande hors délai :

Il apparaît, à la lumière de ce contenu, que vous avez formulé votre demande bien en deçà du délai légal – visé à l'article R2145-4 du Code du travail – et délai minimum.

Par conséquent, ce non-respect ne me permet pas de faire droit à votre demande, notamment parce que je ne dispose pas du temps nécessaire pour [organiser votre remplacement/pallier votre absence et toutes ses conséquences sur le fonctionnement de l'entreprise/l'association].

Cette situation a été évoquée lors de la séance plénière du CSE du [date] ayant donné lieu à confirmation de ce refus par voie d'avis conforme émis par ce CSE.

Je vous invite donc à réitérer votre demande dans le strict respect du délai légal.



En cas de refus de l'employeur pour cause d'absence préjudiciable à la bonne marche de l'entreprise ou de l'association :

Malheureusement, je suis au regret de ne pouvoir donner immédiatement une suite favorable à votre demande de congé de formation économique d'élu titulaire du CSE.

Ce refus a donné lieu, ainsi que vous le savez, à débat en séance plénière du CSE en date du [date], lequel CSE a émis un avis conforme appuyant ma décision.

Il s'avère en effet que la situation actuelle de notre [entreprise/association] ne permet pas de [organiser votre remplacement/pallier votre absence et toutes ses conséquences sur le fonctionnement de l'entreprise/l'association] dans la mesure où [indiquer les raisons du refus].

Je vous propose donc un report de votre départ en formation à l'horizon du mois de [indiquer le mois] et vous propose de nous rencontrer le [date] afin d'envisager, ensemble, une nouvelle date de départ en congé.



En cas de report et de différé du départ en congé :

Malheureusement, je suis au regret de ne pouvoir donner immédiatement une suite favorable à votre demande de congé de formation économique d'élu titulaire du CSE.

Ce refus a donné lieu, ainsi que vous le savez, à débat en séance plénière du CSE en date du [date], lequel CSE a émis un avis conforme appuyant ma décision.

Au choix :

Il s'avère, en effet, que le quota de [indiquer le quota] en matière de [indiquer le domaine] est atteint, dans notre [entreprise/association], pour l'année civile en cours étant entendu que le contingent d'absence est calculé de la sorte [indiquer le calcul].

Ou :

Il s'avère, en effet, que le quota d'absences simultanées sur une période de [indiquer la période] pour cause de [indiquer la cause] est atteint, dans notre [entreprise/association], étant entendu que ce quota est calculé de la sorte [indiquer le calcul].

Je vous propose donc un report de votre départ en formation à l'horizon du mois de [indiquer le mois] et vous propose de nous rencontrer le [date] afin d'envisager, ensemble, une nouvelle date de départ en congé.



Je vous prie de croire en l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[Signature]



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