Formulaire :Convocation à une réunion de DP de la DUP pour cause d'urgence

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en décembre 2022

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décembre 2022

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Sommaire

À quoi sert ce modèle ?

L'article L2326-3 du Code du travail maintient une autonomie de fonctionnement et de compétences d’attribution au bénéfice des délégués du personnel (DP) au sein de la délégation unique du personnel (DUP).

En plus de leur séance plénière et mensuelle, les DP, au cours du même mois, ont la faculté, en vertu de l’article L2315-8 du Code du travail, d’être reçus collectivement par l’employeur en cas d’urgence.

L’urgence ne dispense pas du respect d’un minimum de formalisme entourant la préparation et la tenue de la réunion :

  • de la part de l’employeur (ou de son représentant) qui doit rédiger et envoyer une convocation écrite aux élus de la DUP agissant es-qualité de DP ;
  • de la part des élus de la DUP agissant es-qualité de DP devant rédiger et envoyer à l’employeur (ou à son représentant) une note écrite.

Formalisme et contenu de la convocation à une réunion d'urgence

La convocation des DP de la DUP est nécessaire pour deux raisons :

  • à titre de formalisme et de justificatif de l'accomplissement des obligations de tenues des réunions de DP de la DUP ;
  • dans un devoir d'information de tous les membres de la DUP agissant es-qualité de DP même ceux non demandeurs d'une réunion supplémentaire.

La convocation doit être rédigée par l'employeur ou son représentant et destinée à tous les membres de la DUP (titulaires et suppléants) es-qualité de délégués du personnel, ce qui exclut de fait les éventuels représentants syndicaux au CE de la DUP (sauf présence de leur part suite à une demande d'assistance diligentée par les DP dans le cadre de l'article L2315-10 du Code du travail).

Cette obligation cumulée - la convocation et la tenue d’une réunion supplémentaire pour motif avéré d’urgence - des DP de la DUP est de respect impératif, faute de quoi l’employeur peut être soumis à des sanctions dont certaines sont pénales (délit d’entrave de l’article L2316-1 du Code du travail : emprisonnement d'un an et amende d’un montant de 3750 €).

Notice : Convocation à une réunion de DP de la DUP pour cause d'urgence

Le Code du travail ne comporte aucune indication relative aux modalités de convocation des DP de la DUP lorsque se présente une situation motivant leur réunion en urgence. À défaut de précision donnée par une convention ou un accord collectif, il semble possible de procéder comme suit :

  • support de la convocation : courrier papier ou mail (un SMS seul ne suffit pas) ;
  • transmission de la convocation : lettre recommandée avec accusé de réception, remise en main propre contre décharge ou mail avec authentification de transmission et de lecture ;
  • contenu de la convocation : objet de la convocation, date, heure de commencement et lieu ;
  • délai de transmission de la convocation :
    • aucune indication relative au délai séparant l'envoi de la convocation écrite et la tenue effective de la réunion dans le Code du travail ;
    • en principe : fixation unilatérale de la date par l'employeur (ou son représentant) sachant qu'il doit la fixer suffisamment à l'avance pour laisser aux élus de la DUP agissant es-qualité de DP le temps de rédiger et lui envoyer une note écrite récapitulant leurs demandes, questions et réclamations (article L2315-12 du Code du travail) ;
    • aménagement : envisager une réunion à brève échéance, brièveté dispensant éventuellement les DP de toute remise de note écrite respectant le délai légal de deux jours ouvrables voire de toute remise de note ;
  • documents joints : si nécessaire (la rédaction d'un ordre du jour n'est pas requise en situation d'urgence sauf exigence d'une convention ou d'un accord collectif).

Formulaire

[Nom de l'entreprise/l'association]

[Madame/Monsieur] [Nom & prénom]

[Qualité/fonction]

[Adresse]

À [Madame/Monsieur] [Nom & prénom]

Élu(e) [titulaire/suppléant(e)] de la DUP

Le [date]

Objet : convocation à une réunion supplémentaire des seuls DP de la DUP pour cause d'urgence

Si la lettre est envoyée en recommandé avec accusé de réception :

Lettre recommandée avec AR

Si la lettre est remise en main propre contre décharge :

Lettre remise en main propre le [date] contre signature : [signature du destinataire]

[Madame/Monsieur],

Si la réunion mensuelle a déjà eu lieu :

En application des dispositions du Code du travail et de [la convention collective/l'accord collectif] de [nom de la convention ou de l'accord collectif concerné], notre [entreprise/association] est amenée à organiser une réunion des seuls délégués du personnel au sein de la DUP motivée par l'urgence et venant se rajouter à la réunion mensuelle ordinaire qui s'est tenue le [date].

Le cas échéant :

Je fais suite au SMS que je vous ai adressé le [date] à [heure] sur votre numéro de téléphone portable [professionnel/personnel], SMS qui vous informait de la tenue d'une réunion supplémentaire des seuls délégués du personnel au sein de la DUP motivée par l'urgence et venant se rajouter à la réunion mensuelle ordinaire qui s'est tenue le [date].

Si la réunion mensuelle n'a pas encore eu lieu :

En application des dispositions du Code du travail et de [la convention collective/l'accord collectif] de [nom de la convention ou de l'accord collectif concerné], notre [entreprise/association] est amenée à organiser une réunion des seuls délégués du personnel au sein de la DUP motivée par l'urgence et venant se rajouter à la réunion mensuelle ordinaire prévue pour se tenir le [date].

Le cas échéant :

Je fais suite au SMS que je vous ai adressé le [date] à [heure] sur votre numéro de téléphone portable [professionnel/personnel], SMS qui vous informait de la tenue d'une réunion supplémentaire des seuls délégués du personnel au sein de la DUP motivée par l'urgence et venant se rajouter à la réunion mensuelle ordinaire prévue pour se tenir le [date].

Cette réunion fait suite à :

  • une demande émanant de [Madame/Monsieur] [Nom & prénom], élu(e) [titulaire/suppléant] de la DUP ;

  • aux faits et circonstances qui suivent, à savoir [indiquer les faits et circonstances].

En votre qualité d'élu(e) [titulaire/suppléant(e)] de la DUP, je vous prie de bien vouloir assister à cette réunion supplémentaire de DP qui se tiendra :

  • le [date] ;

  • à [lieu/adresse] ;

  • de [x] heures à [x] heures.

Les problématiques suivantes seront, de mon point de vue, évoquées :

  • [indiquer] ;

  • [indiquer] ;

  • [etc.]

Dans le cas où l'employeur décide de ne pas prendre en compte les notes/questions présentées quelques heures avant la réunion :

La liste qui précède n'étant pas exhaustive et n'excluant nullement le rajout d'autres problématiques sur initiative de vous-même et/ou de vos collègues élus de la DUP agissant es-qualité de délégués du personnel, je vous rappelle que vous avez la possibilité de les évoquer dans une note écrite les listant et récapitulant. Note qui doit m'être remise, au plus tard, deux jours ouvrables avant la tenue de cette réunion motivée par l'urgence, soit au plus tard à la date du [indiquer la date].

Dans le cas où l'employeur décide de prendre en compte les notes/questions présentées quelques heures avant la réunion :

La liste qui précède n'étant pas exhaustive et n'excluant nullement le rajout d'autres problématiques sur initiative de vous-même et/ou de vos collègues élus de la DUP agissant es-qualité de délégués du personnel, je vous rappelle que vous avez la possibilité de les évoquer dans une note écrite les listant et récapitulant, note qui, en temps normal, doit m'être remise, au plus tard, deux jours ouvrables avant la tenue de la réunion ; cependant, considération faite de la situation, je prendrai en compte toute note et/ou question(s) présentée(s) même quelques heures avant la réunion motivant la présente convocation.

Le cas échéant :

À titre d'information, sont joints, à cette convocation à la réunion précitée, les documents suivants : [indiquer la liste des documents].

[Signature]

Convocation à une réunion de DP de la DUP pour cause d'urgence en PDF

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