Modèle de lettre :Consultation des DP de la DUP pour fixer les modalités de départ en congés

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en décembre 2020

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décembre 2020

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Sommaire

À quoi sert ce modèle de courrier ?

Les élus de la délégation unique du personnel (DUP) jouent le rôle à la fois de délégués du personnel (DP) et de membres du comité d'entreprise (CE), dans les entreprises employant moins de deux cents salariés. L'article L3141-13 du Code du travail prévoit que les DP de la DUP sont amenés à formuler un avis relatif à la décision de fixation de la période de congés payés (CP) par l’employeur, lequel avis découle d’une procédure de consultation avec réunion comportant une convocation des DP.

Cet article L3141-14 prévoit que les délégués du personnel sont amenés, le cas échéant, à formuler un avis relatif à la décision de fixation de la période de CP par l’employeur, lequel avis découle d’une procédure de consultation avec réunion comportant une convocation des DP.

La consultation des DP s'effectue dans les hypothèses suivantes :

  • absence de fixation conventionnelle (convention ou accord collectif) des modalités de prises des CP (congé principal) ;
  • absence de fixation par voie d'usage d'entreprise des modalités de prise de CP (congé principal) ;
  • fixation patronale des conditions de prise des CP (congé principal) pour l'année en cours : ordre et dates des départs.

L'employeur est tenu d'informer et de consulter les DP (obtention d'un avis) sur son projet de fixation des modalités de prise des CP par ses salariés (dans quel ordre ? à quelle date ?).

La consultation des DP de la DUP se déroule lors d'une réunion plénière des seuls DP de la DUP (à l'exclusion du CE) :

  • si la consultation a lieu en réunion ordinaire : séance des DP au sein de la réunion mensuelle de la DUP ;
  • si la consultation a lieu en réunion extraordinaire : séance spéciale des seuls DP en dehors et e n plus de la réunion mensuelle de la DUP ;
  • en pratique :
    • convocation des DP de la DUP ;
    • transmission d'informations aux DP de la DUP ;
    • tenue d'une réunion plénière de DP de la DUP (consacrée à ce seul thème ou l’intégrant parmi d'autres) ;
    • émission d'un avis des DP de la DUP.

Par ailleurs, la consultation doit s'effectuer avant toute décision définitive aboutissant à la fixation de l'ordre et des dates. À savoir qu'ordre et dates devant être communiqués à chaque salarié concerné au moins un mois à l'avance, la consultation doit se tenir plus d'un mois avant les premiers départs.

Cette obligation de convocation et d’information écrite des DP de la DUP - dans le respect de la chronologie - est de respect impératif, faute de quoi l’employeur peut être soumis à des sanctions pénales (contravention prévue par l’article R3143-1 du Code du travail).

Notice : Consultation des DP de la DUP pour fixer les modalités de départ en congés

La convocation des DP de la DUP à une réunion où doit être évoquée la question de la fixation patronale des modalités de prise des CP (congé principal) doit être organisée avec soin dans la mesure où elle est porteuse d’enjeux juridiques importants pour l’employeur, entreprise ou association et répondre au formalisme suivant :

  • auteur : employeur ou son représentant ;
  • destinataires : tous les élus de la DUP (titulaires et suppléants) ;
  • modalités :
    • convocation écrite ;
    • notification par le biais d'un courrier recommandé avec accusé de réception ou remis en main propre contre décharge ; ou par mail avec dispositif d'authentification de la lecture ;
  • contenu : indication de l'objet de la convocation, des conditions et du type de réunion, des date, heure et lieu, d'un descriptif détaillé de :
    • l'état du projet de la décision (qui part en premier, de quand à quand et pourquoi?) ;
    • l'état et la nature des usages applicables en la matière ;
  • informations jointes : tous les documents nécessaires à la compréhension de la situation par les DP de la DUP.

Cette convocation devra impérativement figurer et/ou être reproduite dans le registre des délégués du personnel afin de démontrer le respect, par l’employeur, de ses obligations légales et/ou conventionnelles, ceci tant en matière de fonctionnement de l’institution représentative des délégués du personnel que de respect de la réglementation sur le CP.

Modèle de lettre

[Nom de l'entreprise/l'association]

[Madame/Monsieur] [Nom & prénom]

[Qualité/fonction]

[Adresse]

[Madame/Monsieur] [Nom & prénom]

Élu(e) de la DUP

[Madame/Monsieur] [Nom & prénom]

Élu(e) de la DUP

[Etc.]

Le [date]

S'il s'agit d'une convocation à une réunion mensuelle ordinaire de la DUP :

Objet : convocation à la réunion mensuelle ordinaire de la DUP de [l'entreprise/l'association] du mois de [mois]

S'il s'agit d'une convocation à une réunion extraordinaire de DP la DUP :

Objet : convocation à une réunion exceptionnelle de DP de la DUP avec consultation pour avis sur un projet de fixation des modalités de départ en congés (ordre et dates) pour l'année [année]

Lettre recommandée AR

[Madame/Monsieur],

S'il s'agit d'une convocation à une réunion mensuelle ordinaire de la DUP :

En application des dispositions du Code du travail et de [la convention collective/l'accord collectif] de [nom de la convention ou de l'accord collectif concerné], notre [entreprise/association] est amenée à organiser sa réunion de délégation unique du personnel (DUP) du mois de [mois].

En votre qualité de [qualité], je vous prie de bien vouloir assister à cette réunion ordinaire de l'instance qui se tiendra : le [date], à [lieu/adresse], à partir de [x] heures.

Je vous rappelle que, compte-tenu des spécificités de la DUP, la réunion en question regroupe et comporte deux séances plénières successives, la première au titre du seul comité d'entreprise de la DUP, la seconde au titre des seuls délégués du personnel de la DUP, les séances étant séparées et autonomes l'une de l'autre.

Je profiterai de cette réunion afin d'évoquer avec vous-même et tous les autres participants à cette réunion de DUP les problématiques suivantes et successivement :

  • d'abord au titre du seul comité d'entreprise : cf. ordre du jour joint à la présente convocation ;

  • ensuite au titre des seuls délégués du personnel : cf. problématiques abordées ci-dessous.

a) Récapitulatif joint des questions/demandes/réclamations déjà portées à ma connaissance.

b) Information et consultation avec prononcé d'un avis sur un projet de fixation des modalités de départ en congés (ordre et dates) pour l'année [année] :

  • congés concernés : congé principal (hors cinquième semaine et reliquats) d'une durée de : [indiquer] ;

  • période de prise des CP :

    • ouverture : [date] ;

    • clôture : [date] ;

  • calendrier des dates des départs au sein de la période de prise :[indiquer] ;

  • ordre des départs au sein de la période de prise : [indiquer] ;

  • critères retenus :

    • nature : [indiquer] ;

    • application :[indiquer] ;

  • salariés concernés : [indiquer] ;

  • règles appliquées : [convention collective/accord collectif/usage] de [nom de la règle appliquée].

À titre d'information, sont joints à la présente convocation des documents écrits propres à chacune des séances plénières de CE et DP :

  • pour le seul CE : [indiquer] ;

  • pour les seuls DP : [indiquer].

Si vous-même et vos collègues élus de la DUP avez, et ceci dans le cadre de la séance des délégués du personnel, des questions, interrogations, réclamations - autres que celles déjà portées à ma connaissance - à me communiquer et/ou poser au titre de vos prérogatives spécifiques de délégués du personnel, je vous rappelle que vous devez, pour cela, me transmettre une note écrite les listant et récapitulant, laquelle note doit m'être remise, au plus tard, deux jours ouvrables avant la tenue de cette réunion, soit au plus tard à la date du [date].

S'il s'agit d'une convocation à une réunion extraordinaire de DP la DUP :

En application des dispositions du Code du travail et de la [la convention collective/l'accord collectif] de [nom de la convention ou de l'accord collectif concerné], notre [entreprise/association] est amenée à organiser une réunion extraordinaire des seuls délégués du personnel de sa DUP, réunion venant s'ajouter à la réunion mensuelle ordinaire de la DUP du mois de [mois].

Cette réunion a pour objet d'informer et consulter les élus de la DUP - es-qualité de délégués du personnel - afin d'obtenir un avis de leur part sur projet de fixation des modalités de départ en congés (ordre et dates) pour l'année [année] :

  • congés concernés : congé principal (hors cinquième semaine et reliquats) d'une durée de : [indiquer] ;

  • période de prise des CP :

    • ouverture : [date] ;

    • clôture : [date] ;

  • calendrier des dates des départs au sein de la période de prise : [indiquer] ;

  • ordre des départs au sein de la période de prise : [indiquer] ;

  • critères retenus :

    • nature : [indiquer] ;

    • application : [indiquer] ;

  • salariés concernés : [indiquer] ;

  • règles appliquées : [convention collective/accord collectif/usage] de [nom de la règle appliquée].

En votre qualité d'élu(e) [titulaire/suppléant(e)], je vous prie donc de bien vouloir assister à cette réunion des seuls DP de la DUP qui se tiendra :

  • le [date] ;

  • à [lieu/adresse] ;

  • de [x] heures à [x] heures.

Bien entendu, si vous-même et vos collègues élus de la DUP avez, dans le cadre et lors de cette réunion exceptionnelle des seuls DP de la DUP, des questions, interrogations, réclamations ou autres à me communiquer et/ou poser quant au projet de fixation des modalités de départ en congés (ordre et dates) pour l'année [année], je vous rappelle que vous devez, pour cela, me transmettre une note écrite les listant et récapitulant, note qui doit m'être remise, au plus tard, deux jours ouvrables avant la tenue de cette réunion, soit au plus tard à la date du [date].

À titre d'information, en vue de votre consultation pour avis sur le projet de fixation des modalités de départ en congés (ordre et dates) pour l'année [année] sont joints explicitement, à la présente convocation, les documents suivants : [indiquer la liste des documents].

[Signature]

Consultation des DP de la DUP pour fixer les modalités de départ en congés en PDF

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