Prévenir les risques psychosociaux

1. Libérez-vous du temps pour manager

Si vous êtes sous la pression de tâches d'exécution – techniques, administratives ou commerciales – ou de gestion de projet, ou si vous êtes pris dans l’urgence et la performance, vous n'aurez pas le temps de manager vos collaborateurs et donc de savoir quel est leur réel vécu.

Faites le point sur votre mission

Éliminez l'inutile. Répartissez toutes vos activités et tâches dans un tableau, en mettant :

• case 1, les tâches à déléguer ;
• case 2, celles à conserver, à éliminer, à déléguer ;
• case 3, les activités à déléguer à des personnes intéressées et compétentes ;
• case 4, celles à éliminer.

Déléguez certaines de vos tâches

Libérez-vous du temps en déléguant. Faites un tableau à trois colonnes en listant :

• colonne 1, les activités à faire absolument vous-même ;
• colonne 2, celles à déléguer après formation ;
• colonne 3, celles à déléguer sans formation nécessaire. 

Ne déléguez pas uniquement des tâches ennuyeuses et sans intérêt :

• piochez dans la colonne 1 : la délégation, outil de valorisation des collaborateurs, peut être stimulante et gratifiante ;
• acceptez de vous défaire de tâches que vous appréciez : pensez qu'en procédant ainsi vous consolidez votre rôle d'encadrement.

Vous aurez davantage de temps pour accompagner vos équipes au quotidien.

2. Donnez du sens au travail pour prévenir les risques psychosociaux

Un facteur important de risques psychosociaux est la perte de sens et l'absence d'objectifs dans le travail.

Pour donner du sens au travail de chacun :

• Replacez l'activité la plus routinière dans sa globalité. Un simple remerciement pour un courrier de demande de subventions envoyé à temps peut jouer ce rôle.
• Inscrivez avec vos collaborateurs le travail dans des valeurs ou définissez avec eux le travail « bien fait » :
  • interrogez votre équipe en groupe de travail ;
  • formalisez le résultat dans un document remis à chacun.

• Définissez la mission de chacun et fixez des objectifs : vos collaborateurs doivent connaître le sens de leur travail, les résultats attendus, les critères d’appréciation.
• Laissez des marges de manœuvre : la réalité ne colle pas toujours à ce qui est prévu, vos collaborateurs doivent pouvoir prendre des initiatives en situation.

3. Adaptez l'organisation du travail

Avoir une certaine souplesse et une dose de réactivité par rapport à l'organisation du travail permet d'impliquer davantage ses collaborateurs.

Ne vous figez pas dans une organisation

Soyez réactif. Sachez remettre l'organisation du travail en question :

• Faites-la évoluer en tenant compte des remontées d'expériences : moyens ou procédures inadaptés, matériel non ergonomique, dangerosité d'une tâche…
• Cherchez des améliorations avec vos collaborateurs.
• Travaillez en concertation : vos collaborateurs vous feront confiance et se sentiront reconnus.

Interrogez-vous face à un dysfonctionnement

Posez le problème et cherchez les causes en équipe : conditions de travail, moyens alloués, délais, écart de compétences, votre propre présence dans votre rôle de management.

Cessez d'avancer systématiquement la mauvaise volonté ou le mauvais esprit de vos collaborateurs : s'ils se sentent accompagnés et respectés dans leur professionnalisme, ils s'impliqueront.

Comprenez la réalité du travail

Attachez-vous à comprendre ce qui est au-delà des fiches de poste et des procédures.

• Reconnaissez les efforts fournis pour faire face à des manquements organisationnels.
• Intégrez les solutions trouvées dans l'ajustement de l'organisation.
• Faites évoluer les procédures.

Donnez les moyens de réaliser les objectifs : matériel, organisation, formation, horaires adaptés…

4. Accompagnez au quotidien les collaborateurs pour prévenir les risques psychosociaux

L'implication d'un collaborateur peut s'étioler si vous n'êtes pas là pour la conforter, la renforcer, faire évoluer la personne. Le risque est soit une démotivation, soit un surinvestissement néfaste à la santé.

Provoquez le dialogue

Faites exprimer le ressenti et recherchez des solutions.

Ne laissez pas la démotivation s'installer, guettez l'apparition du moindre mécontentement, premier symptôme de démotivation.

Soyez toujours disponible

Veillez à être disponible pour répondre aux questions de vos collaborateurs, pour trouver, ensemble, le moyen de résoudre des problématiques : faites des points réguliers sur l'avancement des travaux, sur le travail effectué, sur le suivi des objectifs et des projets de chacun et de l'équipe.

Soyez attentif à chacun de vos collaborateurs.

5. Valorisez les relations professionnelles

Le manque de relations ou leur dégradation, l'isolement, sont des facteurs de risques psychosociaux très importants.

Créez et accompagnez le collectif de travail

Reposez-vous sur le collectif. Faites-lui confiance, donnez des responsabilités et favorisez la prise d’initiatives.

Encouragez l'entraide et la créativité. Créez des espaces de dialogue et de repos.

Communiquez au quotidien avec chacun

Créez une bonne ambiance. Acceptez la plaisanterie et plaisantez également.

Développez une culture de dialogue :

• écoutez vos collaborateurs, demandez-leur leur avis sur ce qu'ils maîtrisent ;
• encouragez l’expression, accueillez les questions avec compréhension, sans juger ;
• soyez équitable, ne faites pas de favoritisme.

Distribuez des signes de reconnaissances :

• félicitez en public ;
• recadrez en face à face.

Gérez les conflits, ne les laissez pas se détériorer par votre laisser-aller.

• luttez contre toute discrimination ;
• réduisez les circuits d'informations. Évitez, ainsi, les pertes et déformations d'information. Soyez transparent, donnez toutes les informations concernant la vie de l'entreprise.

Accompagnez les changements

Intégrez vos collaborateurs, dès le début, dans la mise en place d'un changement. Appuyez-vous sur leur expertise métier. N'imposez pas les changements par la force.

Multipliez les retours d'expériences et prenez-les en compte.

Développez les compétences de vos collaborateurs

Prenez connaissance des compétences de vos collaborateurs, intégrez-les dans de nouveaux projets.

Réalisez les entretiens professionnels :

• recueillez les souhaits de formation ;
• valorisez les formations internes (binômes, tutorat, transmission de savoir-faire par les seniors).

6. Détectez les signaux d'alerte de risques psychosociaux

Plus vous serez disponible et présent auprès de vos collaborateurs, plus vous serez à même de saisir le moindre signe d'alerte.

Observez les variations de comportements de vos collaborateurs (et de vous-même) :

• leur rapport au travail : mécontentement, baisse de résultats, sentiment d'être dépassé, horaires (la personne guette l'horloge, arrive en retard), objectifs non atteints, erreurs, manque de concentration…
• leur intégration à l'équipe : isolement, rejet, conflits, mutisme ou revendications aux réunions…
• leur motivation : routine, hyperactivité, retrait des projets…
• les relations professionnelles : agressivité, pleurs, fous rires, hésitation, confusion, attitude fuyante, extraversion…
• l'apparition d'addictions : café, sucreries, alcool, jeux, médicaments…
• la survenue de problèmes de santé : problème de dos, étourdissements, accidents et arrêts de travail répétitifs…

Réagissez, rencontrez les personnes, soyez attentif et bienveillant :

• faites-leur exprimer leur ressenti ;
• recherchez ensemble les causes, envisagez plusieurs solutions ;
• proposez-leur de rencontrer le médecin du travail.