Calculer la provision pour congés payés

À jour en Septembre 2017

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Calculer la provision pour congés payés
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Chaque année, les salariés acquièrent des droits à congés payés.

En fin d'exercice comptable, les entreprises doivent anticiper la prise de ces congés en provisionnant un capital. L'exercice consiste à estimer ce que la prise de congés va coûter à l'entreprise, au regard du maintien de salaire mais aussi des charges à payer sur ces sommes. C'est la personne chargée de la comptabilité dans l'entreprise qui s'occupe d'effectuer le calcul.

Important : il est impossible de connaître précisément à l'avance le montant qui sera versé par l'entreprise au titre des congés payés. Aussi, le montant réel qui sera payé par l'entreprise pourra être différent de celui estimé. Même si votre provision n'est pas exacte, le fait d'anticiper la dépense vous permet de bien gérer la comptabilité de l'entreprise, ce qui suit le principe comptable de prudence.

Voici les étapes à suivre pour calculer la provision pour congés payés.

1 Déterminez le nombre de jours de congés payés acquis par chaque salarié afin de calculer la provision pour congés payés

À la clôture de l'exercice, calculez les droits à congés payés acquis par chaque salarié.

Les salariés ont droit à un nombre de jours de congés payés qui varie en fonction de leur présence sur la période de référence.

Chaque mois de travail ouvre droit à un congé de 2,5 jours ouvrables. Les jours ouvrables correspondent à tous les jours de la semaine, à l'exception du jour de repos hebdomadaire (en principe le dimanche) et des jours fériés habituellement non travaillés dans l'entreprise.

Certaines périodes non travaillées sont assimilées à des périodes travaillées en terme de congés payés : congés payés, congé maternité, arrêt maladie faisant suite à un accident du travail ou à une maladie professionnelle, contrepartie obligatoire en repos, etc. 

Consultez la convention collective et les accords collectifs applicables à l'entreprise : ils peuvent prévoir des dispositions spécifiques en terme de calcul des droits à congés payés.

Bon à savoir : dans la majorité des entreprises, la période de référence va du 1er juin d'une année N au 31 mai de l'année N+1.

2 Calculez le montant de l’indemnité de congés payés

L’indemnité de congés payés, qui doit être calculée pour déterminer le montant de la provision, se calcule selon les mêmes modalités que l’indemnité compensatrice de congés payés.

Pour la calculer, appliquez les 2 méthodes de calcul suivantes aux fins de comparaison :

  • La règle du 10ème

Calculez le 10ème des salaires perçus par le salarié pendant la période de référence de l'année N-1 pour définir l'indemnité correspondant aux congés pris lors de l'année N.

  • La règle du maintien de salaire

Calculez le montant fictif que le salarié percevrait s’il travaillait pendant les journées de congés payés pour lesquelles il a acquis des droits.

Note : pour l’application de ces 2 méthodes, tenez compte de toutes les sommes que vous auriez versées au salarié en contrepartie de son travail. En revanche, excluez les sommes qui continuent à être versées pendant les congés (13ème mois, prime de vacances, intéressement, etc.) et les remboursements de frais professionnels.

Conseil : consultez la convention collective et les accords collectifs applicables à l’entreprise : ils peuvent prévoir d’inclure ou d’écarter certaines sommes de l’indemnité de congés payés.

Une fois les résultats des deux méthodes obtenus, comparez-les. Retenez le résultat le plus favorable pour le salarié.

3 Calculez les charges applicables à l'indemnité de congés payés pour achever de calculer la provision pour congés payés

Calculez une estimation des charges sociales patronales liées à l'indemnité de congés payés.

À cet effet, déterminez un taux moyen de charges sur l'exercice. Pour cela, divisez le montant des charges sociales patronales de l'exercice passé par les salaires bruts de l'exercice.

Exemple : salaires bruts sur l'exercice N-1 = 100 000 € ; charges sur l'exercice N-1 = 40 000 € ; taux moyen de charges patronales = 40 000 / 100 000 = 40 %.

Appliquez ensuite ce taux moyen à l'indemnité de congés payés que vous avez calculée pour chaque salarié. 

Exemple : pour un taux moyen de 40 % et une indemnité annuelle de 4 000 euros pour un salarié : 4 000 x 0,4 = 1 600 euros de charges patronales faire entrer dans la provision pour congés payés de ce salarié.

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